TODO não é para jacu

David Allen: Getting Things Done, GTDO Cardoso diz em um post que TODO é pra jacu. Ele comenta sobre a dificuldade que é fazer todas as tarefas que há para fazer no dia, e como priorizar.

Ele reclama e cita diversas estratégias: apenas tarefas pequenas, fazer primeiro as complicadas, fazer as mais urgentes, atribuir prioridades, fazer aleatoriamente e empurrar com a barriga. Segundo ele, nenhuma funciona, e ele vai tentar dividir o dia em pedaços e fazer uma tarefa em cada pedaço.

Ele fala que já leu os livros de auto-ajuda para empresários, que não resolveram muita coisa. Mas na verdade, o problema é que ele não leu o livro de auto-ajuda certo. Ele foi escrito por David Allen e se chama Getting Things Done em inglês e Produtividade Pessoal ou A Arte de Fazer Acontecer em português. Ele ensina uma técnica de organização para produtividade que é realmente muito boa e eficiente. Esse livro mudou a vida de mais de uma pessoa que eu conheço, eu incluso.

O melhor é mesmo ler o livro para ter uma idéia, mas os princípios funcionam até para alguém que é naturalmente desorganizado como eu e como metade das pessoas mais inteligentes que eu conheço:

  • Trabalhe com caixas de entrada;
  • Processe os itens dessas caixas de entrada constantemente, tomando decisões claras sobre: fazer uma tarefa imediatamente, colocar na lista de tarefas, arquivar, deixar para um dia futuro, delegar ou jogar no lixo;
  • Tenha um arquivo de referência à mão, bem organizado mas fácil de fazer e manter;
  • Mantenha uma ou mais listas de tarefas, apropriadas ao contexto;
  • Revise de tempos em tempos para garantir que as coisas estão andando bem;
  • Tire da cabeça as preocupações por não estar fazendo algo e confie na sua lista de tareas. Isso reduz muito o nível de stress. Não mantenha nada na cabeça;
  • Quebre todas as tarefas em pequenas ações realizáveis. Exemplo: ao invés de “cuidar do seguro do carro”, adicionar a tarefa “ligar para o corretor e pedir uma cotação para o seguro do carro”. Significa que quando você estiver lendo a lista de tarefas, você vai saber na hora que só precisa pegar o telefone, não precisa gastar um momento a mais pensando, cada vez que ler a lista, sobre quais os próximos passos necessários para cada tarefa.

A principal lição do livro, eu diria, é a de perder a paranóia de estar esquecendo de coisas que você precisa fazer. Tenha uma lista de tarefas e confie nela. Só isso já deve ter evitado o surgimento de muitos cabelos brancos para mim.

Agora, se você, depois de adotar isso, não conseguir realizar tudo que você precisa nos prazos que precisa, então é provável que você simplesmente tenha mais coisas para fazer do que você tem capacidade, e nesse caso você precisa de ajuda de outras pessoas, ou precisa abrir mão mesmo.